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【干货】酒店筹备期各部门工作清单!
发布时间:2017-09-29

来源 | 网络

编辑整理 | 吉尔福德酒店培训


如何制定酒店开业倒推计划表?

酒店人员合适开始招聘?

酒店开业庆典如何做?

各部管理人员到位后主要做哪些工作?

.......

关于筹建酒店的问题太多了,如何给业主提交一份满意的答卷,看过来吧!酒店各部门负责人详尽的筹建工作清单!


酒店总经理人选

酒店的筹建是在集团的监控下,酒店公司直接指导下,实行总经理责任制这样展开的。首先由酒店公司根据该酒店的档次、规模等,派驻一位能力强、酒店管理知识丰富、有较好的人际关系技巧的总经理到职。


01

酒店总经理到岗后


1.与项目部联系,了解整间酒店的工程状况及进度,酒店的规模,深切了解管理公司关于该酒店的经营方向;


2.确立酒店各部门的行政架构及部门副总监以上的人员编制,报管理公司审批,(在制定行政架构时需考虑各部门内有哪些职位需外聘——包括外国、香港、或国内,有哪些职位是可以在酒店所在城市内聘请);


3.根据实际用人情况,草拟一份各部门经理级以上人员工资及福利待遇方案送管理公司审批。(因为这些职位是马上要到职的);


4.根据各部门有关人员的到职安排与业主确定筹建办公室的地点,办公用品及所需用具;


5.草拟一款合同书送管理公司审批,一款是聘请部门督导级以上职位;


6.待集团把行政架构及经理级人员工资及福利待遇方案,以上二款合同书批准后就开始聘、财务部总监、餐饮部总监、工程部总监、人力资源部总监、市场总监、房务总监、,保安部可稍迟一些才入职,上述的职位均由总经理面试。


备注:

到这一工作环节,整个酒店的筹建工作便全面展开。下列是每个部门的 筹建工作计划(以4-6个月的筹建期为标准);

02

财务总监到岗后


财务部(财务总监)

1.财务部筹建办公室的设立;


包括:

(1)办公台椅、必要的文件柜、保险柜、电脑设备等;

(2)秘书或文员的招聘并到职(属于个别招聘);


2.根据本部门的实际情况,酒店的规模,制定财务部的组织架构图及人员的编制;


3.设计并发外印刷一些筹建期间在财务制度上需用的表格;


根据酒店及当地的实际情况,与总经理、人力资源总监一起研究。确定酒店开业后的员工工资及福利待遇,筹建期间,培训期间的员工工资及福利待遇。(先由人力资源经理做大量的市场调查后才能确定);


4.为应付酒店筹建期间的财务运作的需要,需提前明确聘请出纳及会计师,并争取在筹建最初期到职;


5.制定出酒店开业后(筹建期间也适用),酒店各部门使用长途电话及复印机的控制等程序与政策;


6.制定出筹建期间整个筹建办采购物品的程序与政策,报销的程序与政策;


7.在总经理的指导下,制定出整个酒店从筹建到开业前的行政费用、采购费用、员工福利待遇费用预算报集团;


8.制定本部门开业需用的物品采购清单及印刷品印刷清单;


9.在总经理的指导下,与人力资源总监研究、确定筹建期间员工的各种劳动合同;


10.与集团及供应商研究酒店所购置的电脑系统,根据使用情况,提出改进方案;


11.制定开业前各种费用报表(每月);


12.到工地现场察看,并收集各部门的计划,向酒店各部门、施工单位提交酒店开业时所需用的电脑(如电脑房、前台、餐厅及娱乐部收款)的安排位置及整个酒店所需电脑终端的数量;


13.根据酒店的实际情况,制定出各仓库所需面积及数量的计划报总经理送至项目中心(与行政副总研究);


14.审核各部门制定的并报至财务部的营运设备及用品采购计划及印刷品印刷计划;


15.跟催、协助申领酒店开业时所必备的各种营业执照、许可证等;

16.结合实际工作情况,制定开业后酒店的财务制度及工作程序;


17.制定招聘部门员工的招聘计划(结合整个酒店),包括:招聘时间、地点、招聘标准、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等。(特别审核招聘广告费、经办费等的费用);


18.实施员工的招聘、员工到职后展开系统的培训;


19.与各部门经理讨论部门之间工作衔接及工作标准、程序等(因为很多财务的规章制度、政策与程序是与各部门有关的);


20.对所有需采购的营业设备及用品进行多次报价并与各部门确定标准及款式(定样);


21.审核酒店客房价格、餐饮价格及旅行社合同价格等(开业后的);


22.确定开业后各样财务报表(分各部门)的格式及标准;


23.督促餐饮成本会计部核算餐饮部交来的各种菜式份量构成表,确保餐饮部的食品及饮品成本控制在酒店当局规定之下;


24.制定整个开业前的用款计划,送酒店公司审批后交置业集团审批。(可按月或按15天);


25.审核各供应商报价,与酒店公司、总经理确定供应商后, 并与之签定采购合同,酒店开业所需之营运物品全面展开采购;


26.审核各部门提交的部门营业预算,在总经理的指导下, 制定酒店开业后一年的营业预算并送置业集团审批;


27.计划、安排开业前采购的大量物品的储存地;


28.制定开业后员工的正式劳动合同(与人力资源部在一起);


29.制定开业后酒店工资明细项目;


30.对本部在培训的员工进行考核,检查培训效果;


31.检查酒店所订购之营业用品,营业设备及对内、对外印刷品的到货情况;


32.加强员工的培训,组织前台接待收银员进行外币兑换、鉴别及信用卡业务等的培训;


33.完成酒店开业后对内及对外的各种财务报表在电脑的建立并对有关员工进行该项目的操作培训;


34.结合整个酒店的计划,制定出酒店开业的整个开业典礼的费用。并做好与之有关的准备工作;


35.理顺、统筹好开业前采购之营运物品的验收、建帐、存储等工作;

36.与供应电脑的公司配合,彻底完成电脑系统的安装调试,使整个系统能按酒店开业之运作要求运行;

37.由电脑公司对前台收款员,餐厅收款员,财务部有关人员进行使用该套电脑的培训;


38.检查所有的营业执照、许可证及工商税务登记工作之完成情况;


39.做好开业前各部门领取物品的出库、记帐;


40.大约距离开业二至三周,本部员工到酒店自己的工作岗位作试运作培训,特别是收款员,一定要把所有的收费价格熟记下来;


41.开业典礼的准备及确保酒店内各种收费价格的正确性。


03

餐饮部总监到岗后



餐饮部 (餐饮部总监)

1.餐饮部办公室的设立;


A.所有的办公用品及办公设备

B.秘书或文员的招聘及到职;


2.根据酒店的规模及经营方针,制定餐饮部的组织架构图及人员编制, 送总经理审批;


3.按照组织架构及人员编制,拟定招聘外职人员计。但这个计划必须是 根据餐饮部 的整个经营方针,主要是一些技术部门(如厨师)等,并送总经理审批;


4.与项目中心联系(或通过工程经理)取得餐饮部每个营业场所的平面设计图参阅;


5.到工地现场察看,检查餐饮部内部经营场所及后勤设施面积的比例是否合理,有修改的地方,拟定一份完整的建议书由总经理交给项目中心;


6.如需要有外聘人员,则要拟定一份外聘人员的工资及福利待遇方案送酒店公司公司及总经理审批报业主审批,并争取尽快到职(特别是中西餐厨师长);


7.制定餐饮部在筹建期间的各项规章制度;


8.培训文员,确定餐饮部筹建期间及开业时各种发出及收入文件的归类、存档方法;


9.制定本部门所有营运设备、用品的采购清单及所有印刷品的印刷计划并送总经理及财务部审核;


10.对酒店所在城市作广泛的市场调查,目的如下:

A.了解整个城市的消费能力,确定本部门经营场所的档次(市场定位);

B.了解整个餐饮市场中有哪些主要的竞争对手;

C.了解经营所需之用品、食品、饮品的货源及价格;

11.与厨房设备供应商讨论厨房设备的采购项目,标准及质量(包括日、 西餐厨房);


12.根据各个餐饮经营场所的特点,确定各餐厅或娱乐场所的中、英文 名字及标志;


13.制定整个餐饮部的经营方针政策,(如:成本率、客源比例、营业 时间、经营手法等);


14.结合本部门的运作,编写一套餐饮的操 作手册(包括餐饮部的政策 与程序、工作职能及工作描述等);


15.编写及整理对本部员工培训的内容及制 定课程安排;


16.制定招聘员工的计划(结合整个酒店),包括:招聘时间、职位、人数、对象、地点、复试的试题、录取程序等;


17.实施员工的招聘,员工到职后分部门展开有系统的培训;


18.根据餐饮部的操作政策与程序,与各部门经理讨论部门之间工作衔接问题;


19.编制餐饮部各餐厅的菜牌、酒水牌及制定有关收费价送总经理审批;


20.编写各菜式份量,构成标准等,送财务部餐饮成本控制组计算成本;


21.与印刷商讨论餐饮部所有菜牌、酒水牌等对客印刷品的款式、颜色、规模、构成,并争取定稿印刷;


22.与财务部经理(或采购部经理)及供应商洽谈,确定餐饮部各种采购物品的样板;


23.与财务部经理讨论,确定开业后餐饮部需财务部提供的各种报表的格式;


24.确定餐饮部各餐厅的招牌菜(即特色菜),并编制成完整的资料交营业推广总监,结合酒店整体宣传推广;


25.制定酒店开业后一年的餐饮部营业预算;


26.对本部在培训员工进行考核,检查培训效果;


27.制定餐饮部接待重要客人的服务程序,并知会营业推广部;


28.制定酒店开业一年内餐饮部的每月推广计划;


29.为厨房部员工的实务操作培训准备场地、用具、用料;


30.制定采购餐料、酱料、干货、酒水等的采购计划并送财务部采购;


31.制定开业后餐饮部的接待旅行团、会议餐价,并知会营业推广部;


32.制定出逐步接收各餐饮部门的工作计划,特别是要制定接收检查表;


33.采购物品到位,与财务部核实所到之货物是不是所采购之货物的全部,是否合乎样板标准;


34.确定开业后餐饮部各种会议召开的内容及时间,并知会有关部门总监;


35.所有员工距开业前一个月进场进行实务操作培训(特别是厨房员工要试业);


36.有餐饮部门进行卫生清洁;


37.到仓库领取开业时整个餐饮部所需用之器皿、物品、食品及饮品等作好记录,并摆设及妥善放存;


38.开业典礼的准备工作。

04

行政人力资源部


人力资源部 (人力资源部总监)

1.人力资源部办公室的设立


包括: 

A.办公用品及办公设备

B.秘书或文员的招聘及到职


2.根据本酒店的实际情况,制定本部门的组织架构图及人员编制;


3.收集各部门制定的组织架构图及人员编制方案,与总经理等高层管理人员研究讨论。制定出整个酒店的行政架构图及人员编制方案,并送集团审批;


4.对当地酒店业员工工资及福利、待遇作大量的市场调查,与总经理、财务经理讨论制定出酒店开业后的各级员工的工资、福利、待遇以及筹建期间员工工资、福利、待遇等,并报酒店公司审批;报置业集团审批match;


5.设计出酒店开业后需用的所有人事管理表格,交采购部作适量印刷(这些表格在筹建期间可适用);


6.制定整个酒店筹建期间,员工培训期间的所用规章制度,特别是考勤制度;


7.与财务部讨论制定出各阶段、各级别员工的劳动合同,并报劳动局备案;


8.根据酒店的施工进度,收集各部门的招聘员工计划,编制出一套完整的招工方案,并送总经理审批;


9.根据总经理批签之招工计划完成下列准备工作:

A. 印刷员工职位申请表

B. 联系报纸或电台等作招聘广告

C. 确定招工地点

D. 联系并确定员工培训地点

E. 编写招工程序分发至有关部门


10.草拟酒店《员工手册》,反复与总经理及各部门总监讨论。定稿后,交财务部安排印刷,员工入职后人手一册;


11.为应付员工招聘后的大量培训工作,培训部专员安排入职,并与总经理、及各部门经理讨论,审理各部门的培训计划,并最后定案。培训部经理制定一套整体计划:员工入职培训、英语培训、管理人员培训、秘书培训等;


12.制定本部门开业时需用的物品采购清单(特别是员工更衣柜、员工食堂、员工宿舍房、培训器材等的采购);


13.与工程部经理及项目中心、施工单位负责人到酒店工地现场察看员工更衣室、淋浴室、卫生间、员工食堂、倒班房等的面积及位置是否合理;


14.按计划全面展开员工招聘,经多次考核员工被录取后经统一体检合格后,与他们签定培训期合同;


15.安排对被录取的员工进行有系统的培训(包括专业理论、专业操作及外语);


16.与酒店总经理、财务总监等研究确定员工的税收保险购买等问题;


17.制定开业前、开业后人力资源部(包括员工培训)的费用预算;


18.联系安排有关员工派外培训的一切事宜;


19.制定整个酒店开业前后的工资福利费用预算,交财务部及总经理审批;


20.按部门设立员工个人档案,并对管理人员以上或一些员工作外调;


21.编写人力资源部的操作手册。(分人事部、培训部);


22.人力资源部员工的培训;


23.组织安排对培训员先进行考核,达标者方能成为酒店的正式员工;


24.组织、计划、指导对员工饮堂的建立及运作。

05

房务部之前厅经理到岗后


1.前台部筹建办公室的设立;

包括:办公用品及办公设备;


2.与房务经理工程部经理联系,取得前台部所管辖范围地平面设计图,到酒店工地现场察看,对不合理的提出修改方案(特别是前台柜台,礼宾部柜台,商务中心,康乐设施部门等)。特别了解电话机通讯设备的购买、安装情况,向业主提供有理化建议;


3.制定本部门的组织架构图及人员编制方案,提交至人力资源部及总经理;


4.制定出酒店筹建期间车辆的使用制度及控制政策与程序;


5.制定出筹建期间前台部的各项规章制度;


6.制定前台部开业需用的各种营运设备,服务用品的采购计划及印刷品的印刷清单,并提交至财务部。编写酒店的分机号码安排,计算酒店电话机需求总数;


7.深切了解酒店的各种房间的设施、面积,与总经理、营业总监等讨论确定本酒店的房间级别及经营方针、政策;


8.结合本部门的实际情况,编写出前台的各岗位、各职级员工的工作职能、工作描述及整个前台部工作的政策与程序;


9.与财务部一起与电脑供应商研究酒店所购置的电脑系统对于前台的实用程度,对不完善的地方提出改进方案。深切了解酒店电话设备的配置情况,按各部门的使用要求编写酒店开业后电话号码表;


10.确定开业后前台部各种报表的格式并提交总经理审阅;


11.编写整理培训员工的培训资料及制定课程安排;


12.制定招聘本部门员工(包括各分部门的经理、主管等)的招聘计划,包括:招聘人数、职位、招聘条件、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等;


13.与各部门经理讨论开业后前台部与各部门之间的工作配合问题;


14.收集各部门能向客人提供什么服务资料,编写酒店服务指南,送总经理审批后由财务部安排外印刷,开业时每间客房放置一本;


15.配合酒店的统一招聘,把前台部的招聘工作落实,员工到职后展开有系 统的培训;


16.与财务部确定本部门采购物品的样本(车队的车辆采购落实);


17.制定酒店开业后一年内前台部的费用预算及营业收入预算,交财务总监(事前必先制定由前台部管理的部门的有关收费价格);


18.安排对员工进行三种特别培训;

18.1对酒店电脑系统及磁卡锁系统进行如何使用之培训;

18.2安排总机房人员进行国际话务培训;

18.3安排有关人员(包括大堂副经理及接待部员工)对客人登记制度,要求公安局派人作专门培训;


19.与市场营销部、餐饮部、管家部等讨论接待重要客人的服务程序,报总经理审批后归入本部的工作政策与程序之文件中;


20.完成酒店开业后各种报表在电脑的建立;


21.参与酒店各种房价的制定;


22.员工进酒店现场,在本工作岗位进行模拟操作培训;


23.员工进行本部门所属区域的卫生清洁工作;


24.领取各种开业需用之器材,物品。并作好记录及储存妥善;


25.酒店开业典礼的准备工作。

06

房务部之客房部经理到岗


1.管家部筹建办公室的设立(包括办公用品、办公器材);


2.向工程经理索取管家部所管辖的范围的平面设计图并察看酒店施工现场的实际情况,如有不妥善之处应及时向有关人员提出更改方案并知会总经理,督导项目中心尽快建立各种房间类别的样板房;


3.根据酒店的规模,制定本部门的组织架构图及人员编制,送人力资源部及总经理;


4.制定筹建期间管家部的各项规章制度;


5.根据酒店的规模,餐饮娱乐设施,员工总人数等计算洗衣房设备的需求量,列出采购清单报房务经理提交总经理;


6.制定本部门开业需用的营运设备、物品采购清单、所有印刷品的印刷计划送财务部汇总;


7.根据各部门(特别是餐饮部)制定的并汇总到管家部的布草数量,整理出一份全酒店布草采购清单送财务部统一采购;


8.根据酒店的总人数及各部门、各级别的实际情况,制定整个酒店的制服采购清单送财务部;


9.结合本部门的实际情况、编写管家部开业后的各级员工的工作职能、工作描述及整个管家部的工作政策与程序;


10.编写管家部对员工培训的培训内容及培训课程安排(要分开每个部分,如:楼层、洗衣房、公共卫生、布草房等);


11.制定本部门的招聘计划(结合整个酒店),包括职位、人数、招聘标准、初试、复试的试题、录取程序等;


12.与各部门总监讨论管家部与各部门之间的工作配合问题(特别是与前台部及餐饮部);


13.实施员工的招聘、员工到职后分部门对员工展开有系统的培训;


14.制定整个酒店开业时需用之绿色植物及花卉数量,并与有关方面(供应商)洽谈酒店以后上述植物的供应情况,并争取签定合同;


15.与财务部及供应商研究讨论并确定管家部所采购之营运设备、经营用品、清洁用品之样板;


16.与各部门总监讨论各部门、各级别之制服样板,最后由总经理审定;报业主审批;


17.制定酒店开业后一年内管家部的费用预算并提交财务部;


18.对在培训的员工进行考核,检查培训效果;


19.编制出一份接收整个管家部的验收检查表;


20.通过作大量的市场调查,制定洗衣房对客人洗衣的收费价格;

21.检查各种采购物品的到位情况,特别是员工制服,安排各部门员工身,有更改的及时提出方案;


22.跟催,检查洗衣房设备到位及安装情况。如设备安装完毕,则安排供应商对洗衣房员工进行操作设备的培训;


23.接收、检查本部所属区域,列出有缺陷的地方清单交总经理或业主处理;


24.安排本部员工到自己的工作岗位进行卫生清洁(包括楼层服务员对客房的清洁,公共区域员工对公共区域,特别是大厅地面、柱等喷磨、抛光、打蜡等);


25.领取开业所用的一切物品摆放、储存并作好记录;


26.各员工在本岗位进行模拟演练;


27.开业典礼的准备工作。


07

市场营销总监到岗后


1.市场推广及销售部筹建办公室的设立;


包括:办公用品及办公设备、美术设计师、秘书的招聘;


2.与工程部经理联系,确定销售部位置及平面设计图,到酒店现场察看,对不合理的提出修改方案;


3.制定本部门的组织架构图及人员编制方案,提交至人力资源部及总经理,并开始招聘主要人员如商务、旅游销售经理及公关经理(可考虑从对手酒店挖掘人才);


4.制定出酒店筹建期销售部工作计划及控制政策与程序;


5.确定本部门各种表格及标准合同;


6.制定销售部开业需用的各种设备、用品的采购计划及印刷品清单,并提交至财务部;


7.深切了解酒店的各种房间的设施、面积及酒店所有设施,与总经理、客务总监、餐饮总监、财务总监等讨论确定本酒店的房间级别及经营方针、政策;


8.结合本部门的实际情况,编写出销售部的各岗位、各职级员工的工作职能、工作描述及整个销售部工作的政策与程序;


9.开始进行大量当地酒店市场及商务、旅游、餐饮、娱乐等市场调查,收取各种材料,建立完整市场调查档案库,完全了解当地市场状况;


10.结合本酒店实际情况,与总经理、各部门经理等研究,确定酒店市场定位、客源结构、经营方针、经营目标、确定本酒店的主要竞争对手等,并制订酒店各种房价结构(包括餐饮部分),完成酒店开业市场推广计划及预算(MARKETING PLAN),提交总经理审批;

11.确定开业前后酒店各种印刷品,包括:宣传册、单张、推广小册子等,并安排发外印刷;

12.编写整理培训员工的培训资料及制定课程 安排(注意必须安排与前台及餐饮部的交叉培训);


13.制定招聘本部门员工的招聘计划,包括:招聘人数、职位、招聘条件、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等;(需考虑尽量从对手酒店招募有经验及客源的人员);


14.建立销售部档案管理系统及市场预测程序;


15.与各对手酒店销售部及当地媒体及主要旅游业建立良好关系,以便日后顺利开展工作;


16.与财务经理、客务经理及前台经理协商,完善团体接待程序及控制方案(特别考虑对销售、前台、收银等人员的监控方案);


17.制订筹建期及开业推广销售方案及预算,确定市场推广计划、销售计 划、公关广告计划等,对销售人员进行客源市场划分及工作安排,并确定相关促销方案(必须包括商务、政府部门、银行业、旅游业等);


18.至少在酒店开业前3个月,根据计划全面展开大量市场推广及销售工作,包括邮寄、传真、电子邮match件、因特网、电视及报纸广告、国际及国内旅游展销会等,签订大量商务及旅游业和约,为酒店试业及开业奠定客源基础,以期在市场竞争中掌握主动;


19.与客务部、餐饮部讨论接待重要客人的服务程序,报总经理审批后归入本部的工作政策与程序之文件中;


20.与电脑部、前台及财务部完成酒店开业后各种报表及数据在酒店电脑 系统的建立,特别是市场部所需的各种统计数据;


21.与各部门协调,筹办酒店开业典礼,确认佳宾名单及安排接待程序,进行彩排;


22.酒店开业典礼并准备感谢信及建立联系。

特别说明

以上部门管理人员到岗不分先后,具体的根据酒店项目的进场实际情况与招聘情况而定。

精彩预告


【时间】10月21-22日

【地点】上海世纪皇冠假日酒店

【课题】【高级财务课】酒店内控管理及筹备期财务管理

【精彩内容摘要】

1、酒店内控的基本原则和要素

2、酒店内审风险控制的实际操作

3、酒店内控案例分享

4、酒店筹开期节点管控

5、酒店开办费管理及开业采购

6、酒店筹开期账务

10-12月课程预告

 

10月21-22日【上海世纪皇冠假日酒店】

【高阶财务课程】酒店内控管理及筹备期财务管理


10月28-29日【上海世纪皇冠假日酒店】

项目选型与管理模式选择

休闲度假时代,酒店类型发展与主流

酒店项目盈利能力构成和管理方类型的选择


11月11-12日【武汉】

酒店线上线下渠道整合应用、电商模式实战应用

渠道收益管理、借鉴OTA提升直销渠道生存能力


11月17-18日【上海】

中高端服务式公寓投资定位、特色服务与运营模式、公寓营销


11月24-25日【杭州】

酒店装修设计标准及差异化、装修现场精细化管控


12月9-10日【青岛 / 武汉 / 重庆】

酒店财务管理体系搭建(含酒店餐饮成本精细化管理与案例解析)

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